kidesia | Kidesia mit Bexio verbinden

Kidesia und Bexio

Bexio ist eine cloudbasierte Business-Software für kleine Unternehmen. Sie bietet Funktionen für die Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Rechnungsstellung und erleichter so die Finanz- und Geschäftsprozesse. Dank der Automatisierung von Abläufen und der Integration mit verschiedenen Schnittstellen, wie kidesia, können Unternehmen ihre administrative Arbeit effizienter gestalten. Mit der Anbindung an Bexio lassen sich Kidesia-Daten nahtlos in die Buchhaltung übernehmen und weitervarbeiten.

Folgende Buchungsfälle werden durch die Bexio-Schnittstelle abgedeckt:

Automatisches Erfassen neuer Familien: Beim Erstellen einer neuen Familie in Kidesia wird in Bexio eine Kontaktperson mit der Rechnungsadresse erfasst
Adressänderungen in Echtzeit: Mutationen der Rechnungsadresse einer Familie werden automatisch in Bexio übernommen
Übertragung von Kidesia-Rechnungen: Rechnungen werden mit individueller Kontierung nach Bexio übertragen
Strono-Buchungen: Stornos einer Kidesia-Rechnung werden direkt in Bexio nachgetragen
Synchronisation von Artikeln: Kidesia-Artikel werden automatisch in Bexio übertragen‍
Initialer Transfer aller Familien oder Zuordnung bestehender Bexio-Kontakte zu Kidesia-Familien

Im folgenden Blogbeitrag erfährst du, wie du die Bexio-Schnittstelle aktivierst.

Einrichtung der Schnittstelle

Melde dich zuerst in Kidesia an und navigiere zu:
➡ Systemeinstellungen → Konfigurationscenter → Schnittstellen.

Wähle die Aktion "Schnittstelle hinzufügen" – daraufhin öffnet sich folgendes Fenster.

Klicke auf den Button "Verbindung herstellen", um zu Bexio weitergeleitet zu werden. Falls du noch nicht eingeloggt bist, melde dich zunächst in Bexio an. Anschliessend wirst du aufgefordert, die benötigten Berechtigungen freizugeben. Sobald du dies bestätigst, ist die Verbindung zwischen Kidesia und Bexio erfolgreich eingerichtet.

Mit einem Klick auf "Zulassen" wird die Verbindung hergestellt, und du siehst folgende Nachricht:

Sobald die Verbindung hergestellt ist, kannst du die Bexio-Schnittstelle konfigurieren.
Navigiere dazu in Kidesia zu:
➡ Aktionen → Bexio-Konfiguration bearbeiten.

Hier kannst du die entsprechenden Konten über den Button "Durchsuchen..." auswählen.
Da Kitas keine MWST haben, muss bei der Steuergruppe der Wert UEX gesetzt werden.

Es ist zudem möglich eine individuelle Kontierung pro Betreuungsgruppe zu hinterlegen.
Wenn dies gewünscht ist kontaktiert bitte den Kidesia Support.

Initiale Synchronisation

Im nächsten Schritt kannst du nun die initiale Synchronisation mit Bexio durchführen.
Navigiere dazu in Kidesia zu:
‍➡ Aktionen → Initiale Synchronisation.

Wähle eine der folgenden Optionen:

Familien (Debitoren) von Kidesia nach Bexio synchronisieren
Bestehende Bexio-Kontakte Kidesia-Familien (Debitoren) zuordnen

Klicke anschliessend auf "Jetzt synchronisieren", um den gewählten Prozess zu starten.

Bestehende Bexio Kontakte nach Kidesia Familien (Debitoren) zuordnen.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Bexio bereits im Einsatz ist und bestehende Kontakte mit den entsprechenden Kidesia-Familien verknüpft werden sollen.

Anstatt doppelte Einträge zu erstellen, können bestehende Bexio-Kontakte direkt den Kidesia-Familien zugeordnet werden. Dadurch bleiben die Buchhaltungs- und Kundendaten konsistent, und Rechnungen oder Adressänderungen werden korrekt zwischen den Systemen synchronisiert.

Diese Zuordnung stellt sicher, dass bereits erfasste Kundendaten in Bexio weiterverwendet werden und keine manuelle Nachbearbeitung in der Buchhaltung erforderlich ist.

Transfer von Rechnung

Die Rechnungen werden in Kidesia wie gewohnt generiert. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sie nicht mehr direkt aus Kidesia versendet werden.

So funktioniert der Versand nach Bexio

Gewünschte Rechnungen auswählen und navigiere zu:
➡ Ausgewählte Rechnungen → Als versendet markieren
Der Rechnungsstatus ändert sich auf "Exportiert".
Die Rechnung befindet sich nun als Entwurf in Bexio und kann von dort aus versendet werden.
Zahlungsabgleich und Mahnprozess erfolgen vollständig in Bexio.

Falls eine Rechnung fehlerhaft ist, kann die Rechnungwie gewohnt in Kidesia storniert werden – das Storno wird automatisch an Bexio übermittelt.