Vorteile von Daueraufträgen

Daueraufträge mit Kidesia abwickeln

Ein Dauerauftrag ist eine beliebte Methode, um regelmässig wiederkehrende Zahlungen, wie z. B. Kita Monatspauschalen, automatisch abzuwickeln.

Sofern die Kita monatlich die gleichen Beiträge in Rechnung stellt empfehlen wir den Einsatz von Daueraufträgen. Daraus resultieren folgende Vorteile:

• Zeitersparnis, einmal eingerichtet läuft der Dauerauftrag automatisch. Eltern müssen sich keine Gedanken mehr machen, wann die nächste Zahlung fällig ist.
• Planbarkeit, mit Daueraufträgen reduzieren sich die Zahlungsausfälle und die Zahlungseingänge können besser geplant werden.

Voraussetzungen

Damit die Daueraufträge in Kidesia abgewickelt werden können braucht es eine QR-IBAN Nr. mit Referenznummer Unterstützung. Diese kann bei der Bank beantragt werden.
Die Zahlungen der Eltern werden dann via die CAMT.054 Datei eingelesen. In dieser Datei sind alle Zahlungen enthalten die auf die QR-IBAN Nr. mit Referenznummer eingehen. Eure Bank kann euch zeigen, wo sich diese Datei im E-Banking befindet.

Einstellungen

Im Kidesia kann unter den Systemeinstellungen → Krippendaten folgende Optionen aktiviert werden. Die Checkbox "Dauerauftrag standardmässig bei Familien aktivieren", stellt sicher, dass zukünftig alle Familien immer die Option Dauerauftrag aktiviert haben.
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Über den Button "Dauerauftrag für alle Familien aktivieren" kann die Option bei allen bestehenden Familien aktiviert werden.

Es ist jedoch auch möglich die Option "Daueraufträge" nur für einzelne Familien zu aktivieren.
Dies geschieht unter Stammdaten → Familie gewünschte Familie bearbeiten und dann im Tab Rechnungsadresse kann die Option aktiviert werden.

Funktionsweise

Sobald die Option Dauerauftrag für Monatspauschale entweder für alle oder einzelne Familien aktiviert ist, erstellt das System eine eindeutige Referenznummer.
Im System wird nach wie vor monatlich ein Rechnungslauf erstellt. Der monatliche Rechnungslauf wird benötigt für den Zahlungsabgleich. Somit kann später sichergestellt werden, dass alle Zahlungen eingangen sind.
Rechnungen welche die Dauerauftragsoption aktivieren haben, werden mittels einem Badge Dauerauftrag signalisiert. Falls eine Familie zusätzliche Betreuungstage in Anspruch nimmt erstellt das System eine seperate Rechnung für die Zusatztage.

Die Eltern können dann mit den Angaben auf dem Einzahlungsschein ein Dauerauftrag einrichten.

Zahlungsabgleich

Für den automatisierten Zahlungsabgleich wird die CAMT.054 Datei aus eurem E-Banking heruntergeladen und im Kidesia unter Finzanzen → CAMT hochgeladen.

Das System zeigt alle Zahlungen die via die wiederkehrende Refereznummer (Dauerauftrag) eingangen sind und macht einen automatisierten Vorschlag auf welche Rechnung die Zahlung zugewiesen werden soll.

Fazit

Kidesia vereinfacht den Umgang mit den Dauerauftrags-Zahlungen, insbesondere bei dem Zahlungsabgleich. Der gesamte Zahlungsabgleich funktioniert auch wenn die Eltern keinen Dauerauftrag einrichten.